CONTABILIDAD DOS

UNIDAD UNO

Hoja de Trabajo

 La hoja de trabajo es una forma columnaria que se utiliza en contabilidad para organizar la información, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el Estado de Ganancias y Pérdidas, los asientos de cierre y el Balance General.

 La hoja de trabajo es un documento importante pero no indispensable ni obligatorio, sino un paso adicional dentro del ciclo contable. Por ser considerada como un borrador de trabajo, se puede escribir a lápiz.

  Estructura de la Hoja de Trabajo:

 Encabezamiento: Formado por la razón social, el nombre del documento y la fecha del período por el cual se elabora.

 Cuerpo: Formado por las diferentes columnas donde se realizan los dos procesos, ajustes y asientos de cierre.

No. de orden de las cuentas

Nombre de las cuentas con su código

Balance de Comprobación con débitos y créditos

Ajuste con débitos y créditos

Balance Ajustado con débitos y créditos

Ganancias y Pérdidas con débitos y créditos

Balance General con débitos y crédito

MECANISMOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA HOJA DE TRABAJO

SALDOS DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN

Consiste en pasar todas las cuentas en orden secuencial con sus respectivos saldos tomados del Libro MAYOR Y BALANCES, los que constituyen el inicio de la hoja de trabajo.

AJUSTES

Son asientos que se realizan a ciertas cuentas al cierre de un período contable. Y que se incluyen en los Balances con sus valores reales. Estas regulaciones se realizan a las cuentas de: Mercancías, Compras, Ventas, Depreciaciones, Amortizaciones, etc. Es decir que se debe ajustar de acuerdo al caso que lo amerite.

a. Ajustes ordinarios:

Son los asientos que se realizan, con frecuencia, en una empresa en cada período contable. Este tipo de ajustes afecta las siguientes cuentas:

Caja: Al efectuar un arqueo de caja, debe compararse su valor con el saldo en libros. Al efectuar esta comparación pueden presentarse un mayor valor en la caja o un menor valor en caja para lo cual hay que generar un asiento de ajuste (el valor de caja de debe ser igual al valor del saldo en el libro auxiliar de caja).

Bancos: Para realizar este ajuste es necesario realizar una conciliación bancaria, o sea, comparar el saldo del libro de Bancos de la empresa con el extracto bancario, (de tal forma que el saldo del extracto bancario debe ser igual al saldo registrado en el libro auxiliar de Bancos) en caso contrario se tienen que realizar las transacciones de ajuste necesarias.

Provisiones y Deudas de Difícil Cobro: El valor de cartera está constituido por los saldos que adeudan los clientes por venta de mercancías a crédito. Estos saldos deben aparecer en el balance por su valor real, teniendo en cuenta que algunas deudas no se pueden recaudar por diferentes motivos. Por lo tanto es necesario realizar el asiento de Provisión Cartera es la reserva que la empresa debe calcular para proteger la cartera de difícil cobro o recuperación. Su valor constituye un gasto que disminuye el activo. Inventario de Mercancías: Al comparar el valor total del inventario físico de mercancías con el saldo de libros, pueden presentarse los siguientes casos: Inventario físico mayor que el valor en libros de la cuenta de Mercancías (debe realizarse un ajuste por la diferencia, debitando la cuenta Mercancías no Fabricadas por la empresa y acreditando la cuenta de Costo de Ventas; porque esto ocurre, generalmente, por un mal registro en libros), Inventario físico menor que el valor en libros de la cuenta de Mercancías ( en este caso se acredita la cuenta Mercancías no Fabricadas por la Empresa y debitando la cuenta según la razón que haya ocasionado el faltante).

Depreciación Acumulada: La depreciación es el gasto en que incurre una empresa a medida que sus activos fijos tangibles se desgastan durante la vida útil. Puede estimarse que el activo se consume totalmente durante su vida útil o puede considerarse su valor residual, cuota de rescate o salvamento teniendo en cuenta el valor que tendrá el activo al final de su vida útil. De acuerdo con la legislación tributaria colombiana, el tiempo de vida útil y porcentaje de desgaste establecidos para efectos de la depreciación anual, son los siguientes:

Activo depreciable                                                Vida útil                 % Depreciación anual

Construcciones y Edificaciones                     20 años                       5%

Maquinaria y Equipo                                          10 años                      10%

 Equipo de Oficina                                                 10 años                       10%

Equipo de Computación y Comunicación   5 años                       20%

Flota y Equipo de Transporte                              5 años                       20%

Gastos Pagados por Anticipado y Cargos Diferidos: Los gastos diferidos representan aquellos materiales que la empresa ha comprado para consumirlos en un periodo futuro y los Ingresos por Cobrar, Costos y Gastos por Pagar, Provisiones para Obligaciones Laborales

 SALDOS AJUSTADOS

 Es aquel que representa el resultado de las columnas saldos y ajustes, por lo que en la columna del saldo ajustado aparecen los saldos actuales, es decir son aquellos que conforman el Estado de Resultados o de Pérdidas y Ganancias y el Estado Final o Balance General.

 ESTADO DE RESULTADOS O DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS

 Se registra únicamente las cantidades de las cuentas de resultados es decir las que producen pérdidas o gastos irán a la columna de pérdidas y las que producen ganancia o renta irá a la columna de ganancia. Esto con la finalidad de saber si existe pérdida o ganancia en el ejercicio económico.

 ESTADO DE SITUACIÓN FINAL.- (BALANCE GENERAL)

 En este estado de situación final podemos darnos cuenta la situación económica – financiera actual de la empresa. Los datos de este balance constituyen los que deben constar en el Balance de Situación Inicial para el próximo ejercicio económico, el que generalmente se elaborara con fecha 1° de enero de cada año.

 ASIENTOS DE CIERRE

 Se debe registrar un asiento en el que se debe cerrar las cuentas que integran el Balance de Resultados y que no debe pasar al siguiente ejercicio contable manteniéndose únicamente las cuentas del Balance general.

para mayor conocimiento consultar:

http://www.contabilidadyfinanzas.com/hoja-de-trabajo-ajustes-contables.html

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